商業會計法第5條第1項之規定：商業會計事務之處理，應置會計人員辦理之。
因此每間公司原則上都需要備置會計人員來處理商業會計事務，而會計人員之設置，可交由公司會計人員，或委由會計師或依法取得代他人處理會計事務資格之人處理之。本文就帶各位看公司的會計人員的設置需要經過哪些程序，以及違反的效果為何。
會計人員的定義
1、聘僱會計人員
公司內部的會計人員區分為主辦會計人員及經辦會計人員。
主辦會計人員，依照經濟部函釋之見解，是指公司會計事務之主要負責人（經濟部84年9月20日經84商224114號函），例如公司之會計主管或會計長等。除主辦會計人員外，公司內其他處理會計事務的人員，為經辦會計人員。但法律中並未對於經辦會計人員有明確之定義，經濟部函釋僅說明商業會計「即包含會計事項之辨認、衡量、記載、分類及彙總等」，處理商業會計有關的事物才是經辦會計人員。
因此如果是加油站的加油員，單純僅為客戶開立統一發票的行為，就不是商業會計事務，所以加油員原則上不是會計人員，但因為會計法並未明文規定，所以還是需要依照個案情況實際認定。（經濟部93年4月13日經商字第09300053100號）
2、委由他人處理
依照商業會計法第5條第5項之規定，商業會計事務之處理，得委由會計師或依法取得代他人處理會計事務資格之人處理之。
依法取得代他人處理會計事務資格之人，例如記帳士，就是通過國家考試得合法代客戶處理會計事務及報稅事務之專門職業人員，因此公司得將商業會計事務委託會計師或記帳士辦理。
如果有人未依法取得代他人處理會計事務之資格，而擅自代他人處理商業會計事務，依照商業會計法第74條之規定，處新臺幣十萬元以下罰金；經查獲後三年內再犯者，處一年以下有期徒刑、拘役或科或併科新臺幣十五萬元以下罰金。
依照商會法的規定可知，公司僅得委託會計師或依法取得代他人處理會計事務資格之人處理。不得委託其他「公司」辦理會計事務（經濟部83年1月7日經82商232070號函），代客記帳業也不得以公司或行號組織形態經營代客記帳業務，僅得以個人執業的形式替他人處理會計事務（經濟部87年1月3日經87商字第86040249號函）。
專任會計人員之任免程序及違反的效果
主辦會計人員之任免，依照商會法第5條第2項、第3項之規定，在股份有限公司，應由董事會以董事過半數之出席，及出席董事過半數之同意；在有限公司，應有全體股東過半數之同意；在無限公司、兩合公司，應有全體無限責任股東過半數之同意。公司章程如果有較高規定者，從其規定。由此可知，不管是選任或免職，都需要依照商會法第5條第2項之規定才符合法律的規定。
經辦會計人員，於商會法中並無任免方式之規定，故經辦會計人員的任用及免職的方式，與公司一般職員相同。
至於公司的商業會計事務，如果委由會計師或依法取得代他人處理會計事務資格之人處理時，任用及免職程序，依照商會法第5條第5項之規定，準用前面介紹的商會法第5條第2項、第3項的規定內容。因此當一間股份有限公司要委託會計師或記帳士，代公司處理會計事務時，就需要經過董事會決議等相關程序。而此處委託會計師的內容，僅限於「代公司處理會計事務」，如果公司是要委任會計師進行財務報表的查核簽證，則需要依照公司法第20條等相關規定進行，與商會法中的處理會計事務並不相同（經濟部90年6月15日經90商字第09002119500號函）。
不管公司之會計事務處理，是交由公司主辦會計或交由會計師或依法取得代他人處理會計事務資格之人之處理，任免程序都需要依照商會法第5條第2項之規定，如果沒有依照第5條規定之相關程序辦理，依照商會法第77條之規定，商業負責人處新臺幣30,000元以上150,000元以下罰鍰。
咦奇怪？我那麼多朋友找會計師，都沒什麼任免程序呀？為什麼這邊說得這麼嚴重？
因為台灣的中小企業眾多，很多無法遵守公司法的相關規定，再加上人力的限制，所以主管機關經濟部並不會「主動」調查大家有沒有遵守這一條的規定，但如果公司股東間不合、員工蓄意報復，而向主管機關檢舉，那負責人可能就要吃上不少罰單呢！還是在有空的時候，就把程序都做足，免得日後後悔莫及吧～
共同作者：李國任 律師