還記得大一學習初會的時候，看到課本寫滿了分類帳、日記帳、傳票、T字帳等會計專有名詞，雖然前後都會細細解釋，甚至也會舉例說明，但難以想像他們在實際會計工作中是如何呈現或者是被應用的，例如說會有一個本子上面畫著T字帳，有交易就在上面寫上一筆嗎？傳票跟T字帳的關聯是什麼？
無法想像自然影響了學習的效率，也在心中埋下一顆種子，希望誰能說明這些名詞在會計工作中究竟長什麼樣子，過了這麼久，發現竟然還沒有這樣的知識分享！所以創嶼就決定來造福各位莘莘學子了～讓我們來一起談談各個會計名詞在實務上的運用吧！（而且還附圖片唷～）
會計分錄 Journal Entry 及會計傳票 Accounting Voucher
在會計課本上看到的會計分錄往往是：
12/10 應收帳款 10,000
銷貨收入 10,000
在ERP或會計軟體中看到的會計分錄則長得類似這樣：
哇不覺得多了很多欄位嗎？對象類別、對象、立帳的勾選、立帳單號、摘要等等，甚至上方還有傳票號碼、傳票種類、來源單據等資訊。
沒錯，實務上沒有人只有日期、會計科目跟金額就入帳的。
一筆分錄只憑著這些資訊沒有辦法清楚傳達這筆交易代表什麼意思，例如說是對哪個客戶的銷貨收入、幾月的款項、對應哪筆發票等等，就會利用摘要等欄位記錄。
但除了摘要外，某些欄位是便利於後續的會計處理或報表的產生，例如說我們想仰賴系統跑出一張應收帳款餘額表，告訴我們在某個時間點有哪些客戶還沒付款，那就可以使用系統的「立沖紀錄」，應收帳款記載借方叫做立帳，給定一個立帳單號，後續收到錢之後，應收帳款記載於貸方叫做沖帳，去抓之前存在的立帳單號，讓系統知道你要把之前立帳的應收帳款「沖掉」，系統就可以根據還沒沖帳完的立帳單號，跑出我們所需要的「應收帳款餘額表」。
Q：這個畫面有些地方是寫「傳票」耶，所以這到底是分錄還是傳票呀？
理論上可能有嚴謹的定義，但實務上我們常混用
像上方的截圖你說他是分錄或傳票，我們都可以理解，因為也不存在課本上的那種分錄（只有日期、科目跟金額），所以可以當成這兩者是一樣的。
傳票在這個時代（2025年）大部份都會印出來，後面附上憑證（Supporting Documents），作為相關會計紀錄的佐證，也利於提供給會計師或國稅局查核，這些傳票最終會裝訂成冊，在大公司還會給各個負責人員簽名、覆核。當我們印出來時就不太會稱之為分錄，通常就會叫他是傳票了。
T字帳 T-Account
就讓他留在會計課本裡吧，在理解會計觀念時有所幫助，或底層寫會計軟體邏輯時可能會運用到，但我們實務上從來沒使用到T字帳。
以前會計課本在講T字帳時，可能是這樣舉例的，銀行存款這個科目可以畫一個T，今天公司成立了有資本額100萬，就在中線的左邊寫上100萬，支出2萬元給會計師，支出3萬元給律師，就在T字帳右邊寫上2萬及3萬，然後到了試算階段，結算出餘額為95萬。
但現在的會計處理99.99%都是電腦化作業，一輸入數字就馬上可算出餘額，且T字帳左邊右邊的格式邏輯也較難讓電腦理解，就多以正負的形式表達，更為簡單明瞭。
▲左邊為T字帳，右邊為電腦化作業常見的呈現方式，也具備T字帳應有的效果
分類帳Ledger跟日記帳Journal差在哪？
上面有提到我們的會計紀錄是一筆一筆分錄（或傳票）組成的，將傳票以不同的方式排序顯示，就是分類帳或日記帳的差別，以科目排序就是分類帳，以傳票編號排序就是日記帳。
▲上方即為分類帳，可以看到不同科目有不同段落，同個科目的交易都排在一起
▲上方即為日記帳，很單純把我們的分錄(傳票)按照傳票號碼排序
大部分的ERP或會計軟體在跑報表時，可以下條件來跑出自己想要的報表內容，例如說日期區間是09/01-10/31，還是08/01-11/30，傳票狀況是編輯中還是已過帳、指定某個對沖對象相關的內容、要不要包含調整傳票等等，不同系統的功能不同，這邊就不再贅述。
分類帳一般讓我們瞭解各個科目有沒有遺漏入帳或多入帳，像是電費的分類帳，摘要寫5月電費，下一筆就接7月電費，全年算起來只有11筆，那就可以進一步了解是不是有少記到6月份的電費。又或者想了解交際費的組成有沒有異常項目，就可以看交際費的分類帳，裡面各筆支出的摘要是什麼，有沒有摘要異常或者金額特別高的項目。
日記帳的用途就不同，例如說從分類帳看到一筆紀錄怪怪的想深入追查，但去翻找傳票比較花時間，就先用日記帳找到那筆傳票，看看他的借貸組成、摘要，再去判斷是否要去翻傳票。
分類帳的這個用語比較沒有爭議，但當我們說到總帳、總分類帳、明細帳或明細分類帳時，也往往指的是同一個報表（不過有些系統的總分類帳跟明細分類帳是不同的兩張表，表達結果不同，遇到時再多注意）。
有些系統的分類帳跟日記帳呈現方式很像，只是排序不同，所以利用Excel的排序功能，就能同一批資料一秒變日記帳，下一秒變分類帳；但像上面我們舉的範例，格式差異就比較大。
試算表Trial Balance, TB
會計人一定要知道TB，他代表了每個科目在某個時間點的最終借貸餘金額是多少，如果借方為正，貸方為負，加起來一定要是0（也就是所謂的借貸相等）。TB結果也是資產負債表跟損益表的來源，因為這兩張報表只呈現結果，不需要日記帳、分類帳裡面的那些明細
▲這就是試算表，通常只在意最後一欄的累積餘額
我們從分類帳也可以得知每個科目的借貸餘是多少，但散落在報表中的各個地方，也很難快速地確認是否借貸相等，要做後續加工處理也比較麻煩，這時候我們就會用到TB。
事務所在做審計工作時，也是以TB為起點，針對每個科目去取得前面提到的分類帳，或者是科目的明細表來進行查核。查核結果無異常就驗證了TB的某個科目無重大不實，進而支持了來自於TB的資產負債表及損益表無重大不實。
如果大家想要各個報表、名詞的嚴謹定義，還是要去上課或翻書，但要快速理解一些書本上的名詞在實務上的呈現以及應用，希望這篇文章有幫到你！最後，如果覺得我們分享的知識還不錯，歡迎各位到我們的Google Maps留下五星好評，留言中也可以說你想要我們分享哪方面的知識，若適合就會納入之後規劃文章的參考喔～