經營公司一定要好好記錄內帳，才能知道公司經營得好不好、是不是真的有賺錢，客戶、供應商要跟您對帳，是否能夠快速找出那張發票，99%的老闆都知道內帳很重要，但往往遇到一個問題：「我到底要怎麼記內帳？」
創嶼會計師事務所服務眾多新創、中小企業，深知大家的痛點，所以做了一個內帳記錄範本讓大家可以參考運用，就跟著下面的步驟來了解怎麼正確的記內帳吧！
不用借貸、不用會計背景、自動算出損益表及應收應付！
公司為什麼要記內帳？
內帳，並不是跟逃漏稅畫上等號，如果是的話，創嶼也不敢寫這篇文章。
公司初成立時，為了節省成本，往往會尋求會計師協助記帳報稅，這種情況我們稱會計師做的帳是外帳或者是稅務帳，但即使您從Day 1就完全合法，您還是會因為以下原因，而有需要維護內帳：
- 事務所結帳難即時：事務所每兩個月才會收一次發票、報稅、記帳，所以9月的損益表，事務所可能11月甚至12月才會結帳給您，報表這麼晚才拿到，看著報表做決策又怎麼會正確呢？
- 事務所不在意您的應收帳款是否有收回：我們開發票出去給客戶後，有些情況可能錢馬上就收到了，但也有可能遇到付款天期較長的客戶，甚至是拖欠款項的客戶，這時候就必須要管控應收帳款是否確實收回，免得時間一久變成一筆爛帳錢追不回來。這對報稅影響不大，事務所不在意，但公司一定要自己記內帳來做管控
- 要核對事務所報稅記帳結果有沒有錯：公司可能常常有「我明明拿了很多發票單據給事務所，而且感覺沒賺這麼多，怎麼事務所說我要繳很多稅」的感覺，是不是哪張發票的進項沒有扣抵到、還是哪張單據不見了，這個時候，就可以用內帳來跟事務所核對，抓出落差原因
以公司經營的立場，是一定要做清楚的內帳紀錄的。
只要流水帳就能看到報表及財務數字
新手老闆剛開始記內帳時，很常發生記了老半天不知道自己要看什麼。
您的內帳最基本要能(1)跑出損益表，讓您知道收入金額、費用佔比、最終淨利金額等等，除此之外，(2)應收帳款代表您的客戶欠您多少錢，應付帳款代表您欠供應商、員工多少錢，這些也都是經營管理的必看指標。
報表的來源就是旁邊一個一個的分頁。每個銷項、進項分頁的格式都相同，只是月份不同而已。
「進」代表的是進項，可以理解為您的支出面，跟供應商拿的發票、搭計程車的收據、寄東西的郵資單、付員工的薪資、勞健保費，通通記錄在各月份分頁，報表的公式就會自動將相關數字彙總到報表頁。
「銷」代表的是銷項，可以理解為您的收入面，開給客戶的發票主要記錄在這邊，作為損益表的收入來源。
內帳範本操作說明－銷項
請按照設計的欄位，逐個填滿，尚未收款，收款日期就不要填寫，Excel公式會將這筆列為應收帳款，提醒您記得跟客戶收款，預計收款日則算是一個提醒欄位，讓公司可以很快判斷這筆款項是否逾期。
前方的簡式損益表主要會計算「未稅銷售額」作為您的收入，因為台灣的營業稅機制，您開出去的發票所包含的5%，算是代收代付要繳給國稅局，而不是以總收到金額作為收入，而付給國稅局的錢是費用，像您看到的台積電、鴻海等上市櫃財報，也是一樣的邏輯，以「未稅銷售額」作為收入。
稅額部分，除非你是開立免稅或零稅率發票，否則一律都要寫稅額。如果發票上面沒有寫稅額（例如說二聯式發票），請以發票總計金額除以1.05取到整數後作為未稅銷售額，未稅銷售額跟總計的差額則是稅額。
科目的填寫是採用下拉式選單，來源就是簡式損益表會呈現的項目，如果想要其他的科目來區分收入，請回到簡式損益表，插入一列，加上科目名稱，並把上一列的公式複製貼上，你就可以在銷項科目中選得到，而且公式也會抓取您新填寫的資訊。（請參考下面圖示）
如果您是屬於B2C的銷售模式，發票筆數眾多，可以分渠道（例如說POS、熊貓、Ubereats）、分日期等方式彙總記錄，也比較好與各渠道撥款給您的金額核對。
內帳範本操作說明－進項
進項的填寫比銷項遠為複雜，主要在於進項的單據類型五花八門，有發票、有收據、有繳款單、有勞報單、有Invoice，歸屬的科目選項也很多，還要判斷什麼時候可以填稅額，什麼時候不填。以下就讓我們一項一項來說明吧。
１、發票號碼欄位
原則上只有拿到統一發票，才有發票號碼可以填寫，填寫主要是為了跟廠商核對使用，例如說廠商問說發票JQ34569999怎麼還沒支付，就可以搜尋發票號碼，來找到我們的付款紀錄。其他單據可以不用寫編號，但簡單寫一下單據的類型，可以做為日後的提醒，這邊要特別注意，如果沒有拿到單據，事務所就不會記錄這筆費用，導致您要繳的營業稅或所得稅增加，請務必標記起來請相關人員補上發票（像圖中的黃底處）。
２、科目
跟銷項頁籤的邏輯一樣，科目採下拉式選單的方式填寫，如果要加上科目、修改科目名稱，一樣回到簡式損益表去修改。
要怎麼判斷各項支出屬於什麼科目呢？直接依照字面上的解讀填寫即可，畢竟內帳報表是公司自己使用，公司想怎麼解讀就怎麼解讀，大部分的科目都很好理解，簡式損益表那一頁也有針對部分科目進行說明，真的找不到再稍微Google一下就好。
這邊提醒一下，內帳報表是簡化後的會計報表，終究不像一般會計借貸可以處理各式各樣的交易。所以沒拿到發票的預付款、支付保證金、支付營業稅，請不要填寫科目，因為這些不是損益項目。
３、稅額
簡單原則：吃喝玩樂的支出請不要填寫稅額，直接將稅額加進去未稅金額裡面。因為營業稅規定吃喝玩樂的稅額不能扣抵營業稅，為了避免您與事務所核對稅額的困擾，請按照正確的稅法觀念來處理。若想了解更多細節，可以參考創嶼製作的這份圖卡，判斷稅額是否可以填寫喔！
下方有個段落可以讓您填寫零用金的支出，雖然是小金額雜費，但累積起來也滿可觀的，還是應該填進來反應到損益表。邏輯跟上方一樣，只是付款帳號改成零用金而已，而且零用金是拿單據換錢，所以預計付款日期直接填寫與付款日期一致，也因為比較少對帳的需求，發票日期、號碼等可以不用填寫。
但零用金平日管理並不是只有這張Excel表就好，平常需要在意零用金餘額是否正確、有沒有被保管人挪用的風險，相關管理機制及範本請詳零用金及員工代墊款管理。
最後，不管是零用金還是一般的進項，請確保你填入內帳報表的月份與提供事務所申報營業稅的月份一致，例如說1-2月填寫的發票、收據，應該要在3月初交給事務所申報營業稅，這樣子內帳報表計算出來的稅額，跟事務所申報營業稅稅額才在同一基礎比較。
填完庫存金額及核對營業稅、損益
回到最開頭的簡式損益表，您可以看到填完數字後，損益表有數字了、應收付有數字了。期初庫存、期末庫存再填上數字，您的內帳報表就算完成了。
庫存金額請依照盤點的庫存數量，乘以原料的單價或產品的標準成本來計算，如果沒有這個札實的管理，也可以概抓一個金額，當然越好的管理，您才會有越有品質的財務數據。
報表完成後，第一請先看第37列的「應繳營業稅」，這個數字可以跟事務所給您的401報表的應繳營業稅金額核對，若有留抵稅額，麻煩把留抵稅額的影響排除掉。像下面這份401，排除留抵稅額的影響就是5,189+74=5,263。
但請注意，核對結果很難完全一致，因為進項稅額可不可扣抵的判斷，您跟事務所不會完全一樣（甚至事務所的不同人也不一樣），再加上營業稅有些倒除1.05的尾差計算，所以有差異非常正常。如果差異小於5%或3,000元，建議不用再浪費時間核對；若差異金額大，可以請事務所提供申報營業稅的進銷項明細，跟您的內帳紀錄進行比對，找出差異原因。
簡易內帳報表的作法
如果您覺得判斷稅額是否可扣抵很麻煩，教會計妹妹或工讀生處理的時候怕太複雜他們不了解，事務所大概營業稅不會報錯，也可以把所有的未稅金額填寫跟含稅金額一樣，稅額都寫0（進銷項都一樣），繳納營業稅時，把繳納出去的營業稅列為一筆進項，科目選擇為「稅捐」，也是一個常見的做法唷。
疑難雜症處理
若您是創嶼客戶，可以在內帳報表記錄遇到問題時，與我們聯繫解決。這邊先針對2個常見狀況進行說明：
１、錢先支付但後來才拿到發票
如果公司在1月先付給廠商錢，但廠商5月份才給發票，跨了好幾個月，那到底這筆支出要記在1月還是5月呢？建議1月就先記錄，只是發票日期、號碼欄位留空不填寫，並標上黃底提醒要去催發票，等拿到發票後再回來填至1月的分頁。（而且填到5月去，說不定又安排付款給對方一次）
但這樣做，跟事務所的營業稅核對就會有些小出入，因為把5月發票填到1月去，內帳報表認定這張發票影響1-2月的應繳營業稅，但事務所是申報在5-6月的營業稅。如果有這種情形，請手動把這張發票的影響排除掉，將簡式損益表的應繳營業稅公式加減這張發票的稅額。（1月減去，5月加上）
２、跨年度整理內帳報表
簡式損益表有計算應收及應付帳款，這個餘額是會累積的，只要還沒收到、還沒付出去的錢，就應該列進這個餘額內，跨年度也一樣。
請去各月的進項頁籤，篩選「付款日期」空白的項目，複製後貼到「以前進」裡面去，有6期所以要複製貼上6次，接著也去各月的銷項頁籤，篩選「收款日期」空白的項目，複製後貼到「以前銷」裡面去，一樣也要複製貼上6次。
完成後，將1-12月的進銷內容通通刪除（表頭不要誤刪掉），另存一個檔案，就完成了跨年度結轉囉～
這邊也小提醒，因為這個報表是顯示即時資訊，建議每個月或每兩個月做完紀錄，都另存一個檔案，例如說內帳202312、內帳202310，而不是一直覆蓋過去。
內帳報表的極限
內帳報表只是一個Excel的架構，也考量到使用者的能力，沒有用太複雜的公式、巨集，或者是會計借貸的觀念，也因此會有一些限制，如果您想解決限制之外的問題，建議找一個厲害的會計人員，或者是買套裝軟體來協助您記帳。
- 難以串聯採購單、收貨、廠商發票的前後關係
廠商今天開發票來，一定就付錢給他們嗎？應該要核對跟採購單價格是否相同，東西是否已經確實收到了。用Excel建立前後串聯的關係邏輯上可行，但實務使用上，可能因為人員素質不夠，或者是Excel防呆機制不夠，而容易發生錯誤。建議有相關需求，直接採購初階版的ERP。 - 無法認列折舊費用或將損益分攤各月認列
如果公司付了1年期的104租用費用，按邏輯來說，應該除以12反應在各月的損益，但內帳報表的收支大部分依照金流來記錄，難以用一般會計原則進行分攤處理，購買資產也是一樣，如果花費150萬裝潢辦公室，正常邏輯也該分攤數年來認列折舊，但內帳報表只能反應在當月。
相信文章看到最後的各位都很在意公司內帳如何記錄，如果需要公司內帳記錄範本的，請點下面這個按鈕寄Email跟我們索取～主旨請打「我需要內帳紀錄範本，感謝～」，我們就會盡快寄給您喔。