公司營運過程很常遇到無法取得合法憑證的時候，「對方說沒有發票」、「我們從淘寶上面買來的，只有訂單行不行？」、「這個...對方說不能報他們所得耶」，但你還是有付錢給他們耶，付了錢卻沒有憑證沒有作帳，這樣帳上金額不就跟實際不符了嗎？
這時就要回歸，所謂的「合法憑證」是合什麼法？
商業會計法及稅法相關規定
公司日常的帳務處理，其實是遵循商業會計法的相關規定，只是年度申報所得稅的時候，要將帳務調整成符合稅法的規定。
遵循商業會計法規定的帳務可以稱之為財務帳，或者是所得稅申報書的「帳載結算金額」，而調整後就是所謂「自行依法調整後金額」。
雖然說商業會計法跟稅法的規定可能不同，但其實95%的情況都是一樣的，不需要做任何的調整，只有少數情況會有所不同。
常見的差異有什麼呢？例如說所得稅法規定交際費有其限額，如果帳上認列了交際費10萬元，但限額計算出來是8萬，那我們就會在左邊的帳載金額填上10萬元，右邊的調整後金額填上8萬元，以符合稅法規定，那也很明顯的，費用少了2萬元，會使我們的課稅所得增加，要繳更多的稅。
又或者是其他費用裡面有一些罰鍰，於營利事業所得稅查核準則第90條規定不予認定，所以我們也必須調整減少其他費用的金額，使右邊計算出來的課稅所得額更高。
還有一種常見的情形，就是未取得合法憑證。
商業會計法的精神，是只要有交易的實質，就應該記入帳上，但國稅局如果允許大家用這個精神來報稅，查核的難度就高了不只一倍兩倍。
例如我今天「聲稱」買了一批光學零件作為我產品的原料，但是沒有取得發票，而跟國稅局說我有付錢的金流呀、我有進貨單呀，當然可以作為我的成本，減少我的課稅所得，但國稅局怎麼知道我付給他會不會之後又會轉回來？國稅局怎麼知道進貨單是真的，不是我自己做出來的？
所以稅法當中才會規範各類費用應該取得的憑證，以避免大家各說各話，出現千奇百怪的逃漏稅的狀況。
為了讓報表真實，沒取得合法憑證也該入帳
就像前面說到的，即使沒有取得稅法上的合法憑證，也可以入在財務帳上，只要在申報所得稅時將相關費用剔除，使「自行依法調整後的金額」正確就好。
例如說我今天上淘寶買了一組空拍機，用於我們舉辦活動使用，花了1,500元，但對方沒給我任何的單據，也沒走報關，因為實質上我真的有這筆花費，所以我應該記入財務帳上，只是報稅時調整減少1,500元，使我不得作為費用抵稅。
那商業會計法上，我沒有憑證要怎麼入帳呢？
商業會計法第19條第2項：「原始憑證因事實上限制無法取得，或因意外事故毀損、缺少或滅失者，除依法令規定程序辦理外，應根據事實及金額作成憑證，由商業負責人或其指定人員簽名或蓋章，憑以記帳。」
這個指的就是支出證明單或者是經手人證明，由經手人填寫並簽名，再依照公司內部的簽核流程核准後，作為商業會計法上的憑證。
核准要核到誰並沒有一定，只是常理來說，今天台積電任何一個員工都可以簽一張支出證明單去跟財務部請款嗎？當然不可能，一定會有部門主管或者是誰來確認這筆支出的合理性跟真實性，接著才能去財務部請款；所以今天即使是小公司，也不應該完全沒有簽核就送到後端要入在財務帳上。
有許多法規都有提到支出證明單或經手人證明：
- 營利事業所得稅查核準則第74條：乘坐計程車車資，准以經手人（即出差人）之證明為憑...
- 政府支出憑證處理要點第12點：因特殊情形不能取得前項影本或其他可資證明之文件者，應由經手人開具支出證明單，書明不能取得原因，並簽名。
- 衛生福利部主管長期照顧服務機構財團法人會計處理準則第11條：前項原始憑證因事實上限制無法取得，或因意外事故毀損、缺少或滅失者，除依法令規定程序辦理外，應根據事實及金額作成憑證，由長照機構財團法人董事長或依分層負責核決權限指定人員簽名或蓋章，憑以記帳。
- 執行業務者帳簿憑證設置取得保管辦法第8條：...其為經手人之證明者，亦須載明損費性質、品名、單價、金額、日期，由經手人簽名或蓋章。
但最後也要提醒一點，不是有了支出證明單，就一直用這個支出證明單作帳，因為稅法針對你沒有取得合法憑證或沒有正確扣繳也有罰則（例如說稅捐稽徵法第44條，處5%罰鍰），大家應該諮詢您的會計師關於正確使用支出證明單的時機，會不會有被國稅局處罰的風險。
支出證明單範本
最後，雖然支出證明單沒有制式格式，但創嶼也提供支出證明單的範本供大家使用，如果有需要，請在主旨寫「我想要支出證明單範本，謝謝~」，我們就會盡快把檔案寄給大家喔。