每家公司不論大小，都一定需要零用金，因為大大小小的支出都經過請款、主管簽核、出納排程付款、匯款支付或開支票、會計記帳，實在太麻煩太沒有效率了！而且有些零星支出也不接受你轉帳或開支票給他，像是計程車資、郵局快遞費等等。所以，零用金的使用就應運而生，在一定的風險控管下簡化流程。
但是以創嶼的經驗，很少公司的零用金管得好，常常為了那一些小小金額，對帳來對帳去花費無數的時間，這篇文章就是要教你，零用金到底該怎麼管理、怎麼對帳最有效率，跟著創嶼一起來看看吧！
零用金要怎麼管理？
大家熟悉的零用金管理流程大概像是這樣：
某人今天去郵局把一份合約寄給客戶，付了28元，拿到了郵局的購買票品證明單，回來公司之後把購買票品證明單給出納，出納拿28元給他，在那張單據上面蓋上付訖章並放進去一個零用金的小袋子裡，並在一張零用金收支簿記錄。如果零用金快不夠了，就去銀行把錢領出來。
在這個流程裡面，涉及到幾個零用金管理的考量點：
１、零用金請款時，要不要經過主管簽核？
因為零用金的支出五花八門，坐計程車、買幾個板凳、買衛生紙、買包零食等等，都可能拿來請零用金，零用金管理人（在上面例子中是出納）其實很難判斷這到底是真的用於公司的支出，還是員工的個人花費拿來亂塞，所以有些公司會放一關主管審核，讓那個員工的主管確認是不是真的可以請這一筆款項，但因為零用金的請領金額一般有上限，所以不會像一般的費用請款那樣依照金額、性質簽到一級主管、二級主管、會簽等等，通常就簡單給該部門主管簽核就好。
２、零用金支出的金額上限及設置的零用金額度
所謂支出的金額上限，指的是單一筆單據金額最高多少可以拿來請零用金。因為零用金為求流程簡便，簽核較為簡略或者是完全不簽核而採事後核備，所以基於「風險控管」的考量，就設定一定金額以下才可以用零用金請款，同時也會考量一般請款的金額有多少來設置這個上限，才不會為了風險控管，結果管得太緊了讓零用金形同虛設。
而另一個「風險控管」的考量，就是零用金額度，指的是零用金保管人可以擁有多少零用金。如果從銀行領了100萬放在某個員工身上，他捲款潛逃了你要怎麼辦？不可否認這種風險一定存在，也不是每次訴訟都一定可以拿回他捲走的錢，但為了簡化流程勢必要承擔一些風險。
零用金額度就是你能承擔的風險，但同時也要考量，如果零用金額度定太低，常常用完要去跑銀行取款，又會降低效率。這個問題也可以搭配下一點，什麼樣的花費可以用零用金支付，例如說業務常常搭計程車拜訪客戶，計程車的零用金請款常常讓零用金不足要去取款，就可以規定計程車資不能用零用金支付，要走員工代墊款請款，併同薪資直接轉給同仁。
３、什麼樣的東西可以用零用金支付
除了零用金容易不足而限制某些支出不能走零用金請款外，通常像是購買機車、電腦等資產，或者是購買控管庫存的原物料，也可能限制不能走零用金請款。
最主要的原因在於ERP的系統邏輯或流程（所以若你們公司還沒有用ERP，這部分可能影響就不大了），像是購買資產為了能順利走驗收、資產列入財產清冊，就必須走請採驗的系統模組，系統模組可能沒開放給零用金保管人而導致沒辦法打單，造成核銷時的麻煩；又或者是庫存控管必須即時記錄庫存，但零用金的單據核銷常常是積累一起處理，無法做到即時。
４、零用金保管人是誰？
大部分的公司都是出納，但除了會計可能有些管錢又管帳的疑慮外，任何單位都可以設置零用金，並找個零用金保管人來管理。像有些營造業會給工地主任一筆零用金，用以支付點工、零星的工具採購費用，畢竟出納並不會坐在工地裡面，零用金請款難以即時處理；又或者是有許多分點的連鎖店面，可能每個店面都會設置一定金額的零用金。
這邊值得注意的是，不管零用金保管人是誰，當時設置零用金時，要簽一份零用金保管條給管理部保管，方便日後釐清到底零用金有多少錢在誰那邊。
５、零用金收支紀錄要紙本還是電子
大家現在越來越習慣用Excel記錄，畢竟修改容易、打字比手寫快、還有公式快速加總餘額，但用電子形式真的沒有問題嗎？
通常會使用紙本是因為：(1)請款一定會即時記錄、(2)讓請款人在紙上簽名釐清責任；如果零用金保管人心懷不軌，用私人支出發票拿來請零用金，他終究會在請款人的欄位留下軌跡，日後發現異狀還有辦法追查，但若是Excel，就可以把自己的請款人欄位改成某個倒楣鬼，掩藏自己的犯罪軌跡。
所以若公司想要用電子方式記錄，請一定要使用零用金請款單，或在單據上面讓請款人簽名並押日期，以防止弊端。
６、要採定額零用金還是不定額零用金
零用金管理其實分成定額零用金及不定額零用金兩種，但Google零用金管理辦法，找到的應該都會是定額零用金，因為他的管理較為嚴謹，也可避免較多弊端。
所謂定額零用金，指的是零用金保管人手上的單據加上現金，總是會等於當時設置的零用金額度，舉例來說某公司設置零用金5萬元，大家拿單據來請款，總共請了2萬元，零用金保管人手頭上就會有2萬元的單據加上3萬元的現金，加起來還是5萬元；零用金保管人申請撥補時（也就是請出納從銀行領錢給他時），把2萬元的單據交出去，換2萬元的現金回來，手頭加起來還是5萬元。
不定額零用金其實只差在撥補時，是想補多少補多少，不必要跟單據的金額一樣，而且單據會另外送會計核銷，不一定在撥補時就會交出去；像如果零用金保管人手頭上有2萬元的單據加上3萬元的現金，可能先申請撥補3萬元，手頭上就有6萬元的現金，可能等一兩個月再一次把手上的單據送給會計去做帳。
雖然定額零用金的管理較嚴謹，但根據創嶼的不負責任統計，超過九成以上的新創公司是用不定額零用金的方式管理
最常見用不定額零用金管理的原因就是：從銀行領出跟單據一樣的金額很麻煩。
像上面的例子是為了簡化計算，但常常單據加起來的金額都會有尾數，像是17,821元，常常讓出納在取款時覺得很麻煩，乾脆就抓個概數，領個2萬元好了。而這點小小的差額，就讓公司變成了不定額零用金管理。
老實說這樣的想法也無可厚非，這邊就稍微分析一下定額零用金管理比較好的地方在哪裡，大家自己衡量一下吧！
- 隨時盤點零用金，就可一秒得知零用金是否有挪用或管理不當
如前所說，定額零用金在任何時間點，單據加現金都會是一個定額，所以任何時候盤點，只要加起來不是定額，就是管理有問題或出錯；相反的，如果不定額零用金去做盤點，盤點到的現金只能與零用金收支紀錄的餘額來核對，如果那個紀錄還沒記完，就難以釐清到底有沒有問題 - 單據請款跟撥補同步處理
因為定額零用金總是遵守「單據換錢」的原則，所以如果零用金不太夠要申請撥補（請出納領錢給零用金保管人），就會填單並附上單據，給會計記帳，最後再交到出納去銀行領錢；不定額零用金則是獨立的兩個步驟 - 零用金額度具有風險控管的意義
如前所說，零用金額度是為了控制公司可能面臨的財損，定額時一定可以管控風險，但不定額時，當時設置的額度就很有可能被超過，創嶼就曾看過某個公司的零用金餘額當時設置10萬，但最高時飆升到20萬。
零用金跟員工代墊款差在哪？
零用金是員工先支付後，再拿單據來跟零用金保管人換現金，而員工代墊款也是員工先代墊後，再拿單據，填寫相關表單跟財務部請款，讓財務部將款項直接匯到員工戶頭。所以本質上其實是一樣的，只是請款的時間長短。
但因為零用金有單筆支出及額度的限制，所以較為大筆的代墊支出，像是出差的差旅費及住宿費，就會比較傾向走員工代墊款的請款流程。
有些公司的零用金甚至是直接匯到零用金保管人的戶頭，只管控零用金保管人擁有多少零用金，確保離職或交接時有把錢交回來，其餘時候不管控挪用的問題，反正保管人到時候要把那些錢還出來。
這種設計多見於公司分點多而且每個分點人員很少的情形，因為領出實體零用金常常自己跟自己請款，增加管理的困擾。
像這個方式跟員工代墊款的界線是不是又更模糊一些了呢？
零用金及員工代墊支出怎麼跟會計師配合記帳？
常常公司內部零用金管得很開心，但沒想到怎麼跟會計師配合，結果會計師最後結帳的報表往往讓公司嚇一跳，怎麼差異這麼大，就耗費了許多時間在對帳。
所以知道怎麼跟會計師配合記帳很重要！
如果公司今天是採用不定額零用金管理，每兩個月給事務所單據記帳時，零用金單據按照零用金收支紀錄表的順序排好，整理一疊用迴紋針夾起來，用個小黃貼或紙條標示，然後把零用金收支紀錄也一併提供給事務所，事務所就可以知道這些支出是零用金支付的，也可以看收支紀錄上面有沒有領錢撥補給零用金，把撥補也記在帳上，最後記帳的結果可以跟零用金收支紀錄餘額核對（對答案），有不一樣就可以馬上釐清差異。
零用金收支紀錄是按照現金收支的順序記錄，不是發票日期或收據日期喔！而且因為單據會依照零用金收支紀錄表的順序排好，有少哪筆單據就趕緊去找找，才可以避免內外帳不一致。
如果公司今天是採用定額零用金管理，記得不要拿到什麼單據就給會計師記帳，等到從銀行領錢出來撥補後再把單據給會計師，一樣用迴紋針夾好並用個小黃貼或紙條標示，小黃貼上寫上取款金額及日期，會計師就會依照這些單據記帳，總金額應該會跟小黃貼上面寫的金額一樣。
員工代墊款的配合方式跟定額零用金很像，不要拿到什麼單據就給會計師記帳，等到從銀行匯錢給員工後再把單據給會計師，一樣用迴紋針夾好並用個小黃貼或紙條標示，小黃貼上寫上匯款金額、員工名稱及日期，會計師就會依照這些單據記帳，總金額應該會跟小黃貼上面寫的金額一樣。
看了上面的介紹，對零用金有更多認識，但覺得一個頭兩個大，想找無腦解方嗎？歡迎參考下面兩個零用金管理的範例唷～
新創公司的不定額零用金管理辦法範例
適用情境：有會計師做外帳、內帳會計與出納同一人。底線處建議依公司狀況修改，其餘視情況而定。
公司設置零用金50,000元，每筆零用金支出金額不得超過3,000元，申請設置時應由會計於保管條簽名。
零用金請款時，由申請人檢附發票、收據等單據向會計請款，會計交付款項後，申請人應於單據上簽名並押上日期，單據交給會計保管，會計應即時於零用金收支紀錄表(Excel)記錄。
零用金餘額低於20,000元時，會計應列印零用金收支紀錄表，寫上預計取款金額，給主管簽核後據以從銀行取款，並即時於零用金收支紀錄表(Excel)記錄。
每兩個月要整理單據給會計師記帳時，零用金單據按照零用金收支紀錄表的順序排好，整理一疊用迴紋針夾起來，用個小黃貼或紙條標示，並印出截至月底的零用金收支紀錄表，盤點現金確認與零用金收支紀錄表相符後，提供給會計師事務所記帳。
主管應一年盤點零用金一次，確保零用金餘額與零用金收支紀錄表一致。
新創公司的定額零用金管理辦法範例
適用情境：有會計師做外帳、內帳會計與出納同一人。底線處建議依公司狀況修改，其餘視情況而定。
公司設置零用金50,000元，每筆零用金支出金額不得超過3,000元，申請設置時應由會計於保管條簽名。
零用金請款時，由申請人檢附發票、收據等單據向會計請款，會計交付款項後，申請人應於單據上簽名並押上日期，單據交給會計保管，會計應即時於零用金收支紀錄表(Excel)記錄。
零用金餘額低於20,000元時，會計應列印零用金收支紀錄表，附上所有零用金單據，加總金額於紀錄表寫上預計取款金額，給主管簽核後據以從銀行取款，並即時於零用金收支紀錄表(Excel)記錄。主管簽核後的紀錄表、零用金單據用迴紋針夾起來，每兩個月要整理單據給會計師記帳時，就提供該份資料給會計師記帳。
主管應一年盤點零用金一次，確保零用金加單據金額與當時設置的零用金額度一致。
希望這篇文章有幫助您釐清零用金及員工代墊款應如何進行管理！創嶼會計師事務所是家新世代的會計師事務所，不只能協助您記帳報稅，更能協助您管理好內帳，讓公司建立良好的財務體質，若要找會計師，歡迎與我們聯繫！（02-2914-4444）